Preámbulo

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, se instaura la presente política de tratamiento y protección de datos personales que establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles y financieros que Notarius obtenga de sus usuarios. Los cuales serán conservados en una base de datos que se utilizará de forma exclusiva para los fines de la relación o contrato suscrito con la empresa y que solo serán compartidos con el titular, sus apoderados, causahabientes y las autoridades públicas o judiciales que lo requieran.

Responsable del tratamiento

Álvaro Stiven Jiménez Bolívar, identificado con NIT 1020446661-7, con domicilio principal en la ciudad de Bello, Antioquia, página web: softwarenotarius.com, número de teléfono (57) 350 859 01 15; como fundador, gerente y propietario de los derechos de autor es responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios y clientes de Notarius.

Finalidad

El tratamiento que Notarius (Álvaro Jiménez) efectuará respecto de sus bases de datos se enmarca en la recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos personales de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles y financieros de sus usuarios, con las siguientes finalidades: A) Ejecutar las gestiones pertinentes para el adecuado desarrollo del objeto social de la empresa en lo relacionado al contrato que lo vincula con el titular de los datos. B) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. C) Suministrar la información a terceros con los cuales Notarius tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. D) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Notarius. E) Desarrollar actividades de investigación de mercados y telemercadeo. F) Contactar al titular de los datos por medio telefónico para realizar encuestas, estudios o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual. G) Contactar al titular de los datos por mensajes de texto o correo electrónico para el envío de facturas, estado de los procedimientos contratados y demás información que sea necesaria para dar cumplimiento al contrato celebrado. H) Ofrecer actividades empresariales y sociales en fechas especiales para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente). I) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales en caso que el titular sea un trabajador de la empresa.

Parágrafo: El tratamiento que se hace de los datos almacenados en las plataformas desarrolladas para la gestión documental, al ser propiedad del respectivo licenciatario, no está amparado por esta política; ya que su almacenamiento, análisis, procesamiento, reproducción o manipulación se realiza bajo los lineamientos pactados en el acuerdo o contrato que medie dicha relación. En ningún momento se tomará partido, utilizará, distribuirá, comercializará, alterará ni eliminará ningún tipo de información a la que el Responsable del Tratamiento de los Datos tenga acceso por motivo de la prestación de su servicio.

Derechos de los titulares

Como titular de los datos personales los usuarios tienen derecho a: A) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. B) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. C) Solicitar prueba de la autorización otorgada. D) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. E) Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. F) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles, pues de conformidad con lo establecido en la ley, será opcional el suministro de los datos sensibles o relacionados con las niñas, niños y adolescentes. G) Acceder en cualquier momento a la presente política de tratamiento de datos personales por medio de la página web de la empresa www.softwarenotarius.com

Atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área de Mercadeo y Ventas es la dependencia encargada de resolver las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para el efecto, los titulares pueden dirigir una comunicación escrita al correo softwarenotarius@gmail.com

Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, al momento de radicar una petición, consulta o reclamo, Notarius solicitará la siguiente información: Nombre completo y apellidos del titular, número de identificación personal, datos de contacto (dirección física, electrónica, teléfono fijo y celular), medios para recibir respuesta a su solicitud, descripción de los motivos o hechos que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir o acceder a la información). El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Notarius informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se nieguen sus derechos, total o parcialmente, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Deberes del responsable del tratamiento de datos personales

De conformidad con lo establecido en la ley, son deberes de Álvaro Stiven Jiménez Bolívar como responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios: A) Garantizar al titular en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. C) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. E) Dar respuesta a las consultas y reclamos formulados por el titular de los derechos. F) Acatar las disposiciones de este documento para garantizar el adecuado cumplimiento de los derechos de los titulares.

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de Septiembre de 2019. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado.